Gestion de projet à haut rendement dans Notion




Gestion de projet à haut rendement dans Notion

Quand cela vient à Notion, moins peut vraiment être plus. Avec seulement trois tableaux, vous pouvez créer un système unifié et personnalisé qui suit et organise toutes les informations dont votre équipe a besoin pour réussir. Il est révolu le temps de retirer des tâches d’Asana, puis de rechercher une procédure opérationnelle standard (SOP) correspondante. Imaginez ne jamais avoir à copier-coller des liens Google partagés trop longs, sachant qu’ils se mettront toujours à jour de manière dynamique sur les wikis internes de votre équipe.

Dans cet article, vous apprendrez à concevoir, mettre en œuvre et gérer cette configuration minimaliste pour les configurations Notion en équipe. (Commencer ici si vous avez besoin d’un rapide 101 sur les bases.) Je vais vous expliquer comment configurer les tables primaires et vous montrer comment les exploiter au mieux en utilisant les super pouvoirs uniques de Notion.

Le piège de la notion du débutant

Cette configuration minimaliste commence avec la fin en tête: Projets. Tout d’abord, vous allez organiser les projets de toute votre équipe dans un seul tableau pour plus de transparence et de continuité. À partir de là, vous organiserez vos deux «éléments constitutifs» du travail (Tâches et Remarques), tous deux également sous forme de tableaux. Ces deux «éléments constitutifs» se retrouvent finalement dans le Projets table.

Pyramide de la configuration

Cela semble assez simple, non? Pourtant, d’après mon expérience, la plupart des configurations Notion négligent cette approche de table primaire – au lieu de cela, en créant un tas de nouvelles pages et en les enchaînant vaguement à l’aide d’hyperliens (similaires à votre tarif standard intranet d’entreprise). Cette approche a du sens. Il est rapide et peut vous aider à démarrer et à fonctionner, mais dans ce cas, vous pouvez tout aussi bien vous en tenir à Google Docs et à une hiérarchie de fichiers traditionnelle.

Au moment où vous placez vos notes et vos tâches dans des tableaux individuels, vous débloquez un tout nouvel ensemble de possibilités et de permutations grâce au riche ensemble de métadonnées de Notion. Ce document que vous avez créé peut désormais être attribué à un membre de l’équipe, étiqueté dans plusieurs unités commerciales, trié par priorité et bien plus encore.

Mais d’abord, faisons un zoom arrière sur le tableau général qui relie tout: les projets.

Tout commence par des projets

Configurons votre première table principale, qui est un aperçu de tous les projets de votre équipe. Une fois qu’ils sont dans un tableau, vous pouvez ajouter les métadonnées pertinentes (telles que dates d’échéance, statut du projet et indicateurs de performance clés) en gardant tout le monde connecté à toutes les informations vitales.

Supposons que votre équipe travaille sur un gros argumentaire de vente qui sera livré à la fin du trimestre. Il s’agit d’un projet à portée étroite avec un calendrier, un résultat et une série d’actions clairs. De quoi avez-vous besoin pour livrer?

Building Block 1: Tâches

Tout d’abord, vous aurez des tâches: la rédaction, la modification de la copie, la création d’éléments de conception et, finalement, l’envoi de la présentation au client. Ensuite, vous aurez des notes: copie de vente, éléments multimédias, jeux de couleurs et révisions supprimées d’anciens brouillons. Dans cette configuration minimale, chaque projet rassemble dynamiquement toutes ces informations. Passons en revue les autres parties du système pour voir comment nous y parvenons.

Maintenant que vous savez où va votre équipe, la prochaine étape consiste à organiser comment y arriver. Comment vous assurez-vous que tout le monde reste informé et sur la même page, sans que rien ne passe entre les mailles du filet? Avec votre équipe Tableau des tâches principales. Les tâches de toute votre équipe – le tout dans un seul tableau. Vous avez bien lu. Une simple source de vérité, évolutive dans toute votre organisation, réduit la charge cognitive tout en gardant tout le monde sur la même longueur d’onde.

À la base, le tableau des tâches principales est une simple liste de tâches à faire avec trois colonnes: le nom de la tâche, la date d’échéance et une case à cocher (indiquant son achèvement). Mais ensuite, nous ajouterons des métadonnées pour vraiment améliorer vos tâches afin que votre équipe puisse identifier les informations les plus importantes pour faire avancer vos projets (et finalement votre entreprise). Si vous êtes une agence de production de podcasts, il peut s’agir d’un seul champ de sélection indiquant si vous êtes en phase de préproduction, d’édition ou de distribution. Vous pouvez également ajouter la durée estimée de chaque tâche pour allouer les ressources en conséquence.

Pour les équipes, deux champs puissants sont «Affecté à» et «Affecté par». Pour les tâches limitées dans le temps, vous souhaiterez ajouter une date d’échéance, mais faites attention à ne pas utiliser de dates d’échéance arbitraires. La présentation de notre argumentaire de vente vraiment doit être terminé avant votre prochaine réunion avec le client, mais attribuer une date à une tâche plus flexible est une stratégie inefficace. Une autre option pour ces tâches flexibles consiste à utiliser une date «Do» à la place, afin que les gens puissent identifier le jour où ils effectueront réellement le travail et le mapper sur la chronologie du projet.

L’ajout d’un champ pour la hiérarchisation peut être utile, mais à la place, nous recommandons le Cadre de travail de 10 000 $ pour identifier vos tâches les plus importantes. Vous pouvez également emprunter à David Allen Faire les choses approchez et utilisez les contextes. Ce sont les «personnes, lieux ou choses» dont vous avez besoin pour accomplir une tâche donnée. D’autres contextes utiles peuvent être des choses comme les niveaux d’énergie, les outils nécessaires (comme un ordinateur ou un téléphone) ou des personnes qui doivent être impliquées.

Bloc de construction 2: notes

Ensuite, vous aurez besoin d’un endroit pour conserver tout ce que vous et votre équipe créez: vos blocs-notes numériques partagés. Notion brille vraiment ici, offrant une solution élégante bien plus puissante que Google Docs. Mais encore une fois, un changement de mentalité s’impose. Au lieu de créer une collection de notes libres dans une structure de dossiers hiérarchique, l’avantage de Notion est de créer un Tableau des notes primaires – une riche en métadonnées qui facilite la mise en évidence de vos travaux les plus récents, des documents à réviser ou des procédures liées à un projet donné.

Ici, je vous encourage à réfléchir aux types de documents que vous créez et référencez régulièrement. Avez-vous des réunions régulières avec des ordres du jour préétablis? Bibliothèques de SOP? Formulaires d’évaluation des candidats pour les entretiens? Demandes de propositions? Non seulement vous pouvez les organiser rapidement dans Notion (sans utiliser de dossiers), mais vous pouvez également créer des modèles qui rationalisent votre flux de travail. (Plus à ce sujet plus tard!)

En plus du type de document, une fois de plus, vous choisirez des métadonnées supplémentaires telles que date créée, Dernière modification et Créé par. Si vous travaillez avec une équipe, vous pouvez également souhaiter une colonne avec l’auteur ou la personne responsable de cette note particulière. Les balises peuvent également être utiles si vous avez une liste prédéfinie, mais peuvent également devenir lourdes si elles sont mal utilisées – alors soyez prudent.

Pour votre type de note, je recommande de commencer par ces quatre pour garder les choses simples et rationalisées:

  • actif: quelque chose sur lequel vous travaillez activement et qui est raisonnablement développé. Pensez à l’ébauche d’un article de blog ou d’une copie de vente.
  • idée de génie: de nouvelles idées qui se dessinent encore.
  • Référence: un document auquel vous vous référerez avec une certaine régularité ou dans un but précis.
  • Archiver: éléments qui ont atteint leur objectif et dont vous n’en avez plus besoin, mais qui aimeraient pouvoir faire surface au cas où (au lieu de les supprimer complètement).

N’hésitez pas à personnaliser ces types de notes en fonction des besoins de votre équipe. Avez-vous beaucoup de SOP dans votre entreprise ou département? Faites-en un type de note afin de pouvoir les trouver tous au même endroit.

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