Comment créer un site Web de prise de rendez-vous et de réservation d’événements


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Pour les entreprises de services qui prennent des clients sur rendez-vous ainsi que celles qui organisent des événements, il est essentiel de trouver un système de réservation qui supprime le travail de gestion manuelle des réservations.

C’est pourquoi les entreprises recherchent des concepteurs de sites Web pour fournir une solution de remplacement pratique et efficace.

Pour créer un site Web de prise de rendez-vous et de réservation d’événements pour les clients, vous devrez utiliser les bons outils pour le travail. Dans cet article, nous allons explorer les problèmes les plus courants dans la planification des rendez-vous et des événements et vous proposer différentes solutions pour chacun.

Comment créer un site Web de prise de rendez-vous et de réservation d’événements

Voici la bonne nouvelle: il existe de nombreuses solutions logicielles et plugins WordPress que vous pouvez utiliser pour ce faire.

Voici la mauvaise nouvelle: certaines de ces solutions peuvent toujours créer des problèmes pour vos clients lorsque les formulaires se cassent, que leur entreprise est accidentellement surréservée ou que les clients ne savent pas comment planifier quoi que ce soit. Et vous devrez les aider à résoudre ces problèmes.

Si vous souhaitez créer un site Web de réservation d’événements et de rendez-vous sans faille dans WordPress qui rendra tout le monde heureux – votre client, ses clients et vous – alors vous aurez besoin d’outils comme le plugin de réservation Amelia pour le faire.

Voyons comment la création d’un site Web de prise de rendez-vous et de réservation d’événements peut être une tâche complexe, mais l’utilisation du bon système et des bons outils peut simplifier la tâche.

Douleur # 1: le rendez-vous pratique et la réservation d’événements prennent trop de temps

L’ancienne façon de gérer les réservations est pleine de problèmes:

  • Cela prend du temps – pas seulement pour capturer les détails de la réservation mais pour gérer les confirmations de rendez-vous, les reprogrammations et les annulations.
  • Il n’est pas rare de capturer de manière incorrecte des noms, des numéros de téléphone et d’autres informations de contact pertinentes.
  • Il est facile d’oublier de créer une salle de respiration entre deux rendez-vous ou événements consécutifs.
  • Il est impossible d’être disponible 24h / 24 et 7j / 7, ce qui peut décourager certains clients de réserver.
  • En règle générale, une seule personne à la fois peut prendre rendez-vous par téléphone ou par e-mail, laissant le reste attendre jusqu’à son tour.
  • Il est difficile de traiter les prépaiements par téléphone, ce qui signifie du temps supplémentaire passé à gérer les paiements lorsque les clients arrivent sur le site.

Il n’y a aucune raison pour que vos clients gèrent manuellement ces tâches lorsqu’elles peuvent être automatisées.

Voici ce que vous pouvez faire pour soulager cette douleur pour eux:

Solution 1: utilisez un outil de planification en ligne

Il existe un certain nombre de solutions de planification freemium qui vous permettent d’ajouter un système de réservation de rendez-vous et d’événement dans un site Web WordPress. Calendly et Griffonnage sont deux des options les plus populaires.

Avec ces outils de planification, vous créez le système de réservation en dehors de WordPress, en remplissant tous les détails pertinents sur l’événement unique ou récurrent comme cet exemple de Calendly:

Vous avez un contrôle total sur:

  • Quand les clients peuvent prendre rendez-vous
  • Combien de temps à l’avance ils peuvent le faire
  • Les coordonnées ou les réponses à fournir avant de réserver
  • Si un prépaiement est requis ou non

Vous pouvez également créer des pages de confirmation, des e-mails de suivi et des rappels. Il ne vous reste plus qu’à aider vos clients à mettre cela entre les mains des clients.

Bien qu’ils puissent facilement partager un lien vers ce calendrier, vous pouvez également l’intégrer à l’aide du code fourni:

Le seul inconvénient, c’est que vous n’avez aucun contrôle sur la conception du calendrier ni sur son ajustement sur une page. Ainsi, il peut ressortir du reste de la conception que vous avez si soigneusement conçue.

Solution 2: utilisez l’automatisation de bout en bout d’Amelia dans WordPress

Si vous voulez un système de réservation qui navigue plus facilement avec votre site Web, le plugin de réservation Amelia serait un bon choix.

Ce qui est particulièrement agréable avec Amelia, c’est que vous n’avez pas non plus à faire de compromis sur quoi que ce soit. Chaque point de friction possible a été pensé.

Par exemple:

Il s’agit du menu Amelia dans WordPress. Il existe des menus distincts qui vous permettent de:

  • Voir toutes les réservations sur le calendrier.
  • Vérifiez, modifiez et ajoutez des rendez-vous.
  • Créez de nouveaux événements.
  • Ajoutez des employés avec lesquels les clients peuvent réserver directement des services.
  • Créez de nouveaux services.
  • Ajoutez des emplacements afin que les rendez-vous puissent être réservés sur un site Web pour une entreprise à emplacements multiples (ou pour réserver des événements hors site).
  • Gérez les données clients et l’historique des rendez-vous.
  • Surveillez les revenus générés par les rendez-vous et les événements.
  • Marquez le planificateur de rendez-vous et d’événements afin qu’il s’intègre parfaitement avec le reste du site.

Le menu Paramètres vous permet d’automatiser encore plus votre site Web de réservation de rendez-vous et d’événements.

Par exemple, vous pouvez bloquer les jours de congé, les jours fériés et les heures non opérationnelles. Vous pouvez également donner aux employés le contrôle de leur disponibilité individuelle. Cela garantit que votre calendrier de réservation est toujours le plus à jour.

Il existe d’autres fonctionnalités au sein d’Amelia qui feront passer votre système de réservation au niveau supérieur, mais nous examinerons plus de ces exemples tout au long de cet article.

Douleur n ° 2: le mauvais type de formulaire vous donne plus de travail à la fin

Il y a tellement de différents types de rendez-vous et d’événements que chacun mérite vraiment un formulaire personnalisé afin que seules les questions les plus nécessaires soient posées.

Bien que vous puissiez créer cela à l’aide d’un formulaire externe (comme celui créé avec Google Forms), il vous manque une fonctionnalité clé qui vous permet de concevoir un site Web de réservation entièrement automatisé.

Voici ce que vous pouvez faire pour soulager cette douleur pour eux:

Solution 1: utilisez un plugin de formulaire de contact avec des modèles de réservation prédéfinis

Chaque site Web WordPress a besoin d’un plugin de formulaire de contact. Si vous souhaitez conserver l’apparence de vos formulaires d’une page à l’autre, vous souhaiterez peut-être voir si votre formulaire de contact comprend des modèles de réservation.

Par exemple, Formes de caldeira est livré avec un modèle de formulaire de réservation simple:

Formes Ninja, d’autre part, dispose d’un modèle de réservation plus complexe:

Vous pouvez toujours utiliser votre plugin de formulaire de contact pour créer un formulaire de rendez-vous ou de réservation d’événement personnalisé. Cependant, cela nécessitera une mise à niveau vers Pro et sera limité par les fonctionnalités du plugin. Dans de nombreux cas, les formulaires de contact ne comportent pas de fonctionnalités telles que le téléchargement de fichiers, la collecte des paiements ou la sélection de la date.

Ainsi, cela pourrait restreindre ce que vous êtes en mesure de créer.

Solution 2: utilisez Amelia pour créer des formulaires personnalisés pour vos rendez-vous et événements

Avec Amelia, vous pouvez créer une solution de réservation personnalisée en fonction des types de rendez-vous ou d’événements disponibles.

Par exemple, vous pouvez commencer par créer un formulaire de recherche filtrable comme celui-ci:

Dans cet exemple, les clients utilisent le formulaire de recherche pour rechercher un type de service spécifique ou ils peuvent utiliser le calendrier et les filtres à gauche pour affiner les résultats pour une plus grande variété d’options.

Ce serait en fait un outil précieux pour tout type de site de réservation que vous construisez. Ce qui va différer, cependant, c’est la façon dont ils prennent leurs rendez-vous.

Par exemple, avec quelque chose comme des cours de fitness, votre formulaire voudra peut-être poser la question, “Emmener quelqu’un avec vous?”

D’un autre côté, un professionnel de la santé pourrait être plus soucieux de faire réserver au patient son créneau de rendez-vous alors qu’il est encore disponible.

Vous pouvez également souhaiter que votre formulaire effectue les opérations suivantes avant qu’un rendez-vous ou un événement puisse être réservé:

  • Acceptez le prépaiement en ligne.
  • Revenez-les sur un service supplémentaire.
  • Traitez un code de coupon.
  • Téléchargez un fichier (comme un PDF ou une image).

Avec Amelia, vous pouvez choisir lequel de ces paramètres est nécessaire d’un rendez-vous à l’autre.

Douleur # 3: Quelqu’un a encore besoin de transférer des données d’une plateforme à une autre

Lorsque vous créez un système de réservation à l’intérieur d’un site WordPress, vous allez soulager vos clients de beaucoup de travail manuel. Cependant, un système de réservation n’est pas le seul outil qu’ils utilisent dans le processus.

Qu’ils souhaitent se connecter à un CRM, à une plate-forme de marketing par e-mail, à des applications Google ou à d’autres logiciels, que pouvez-vous faire pour simplifier encore plus leurs tâches liées à la réservation?

Voici ce que vous pouvez faire pour soulager cette douleur pour eux:

Solution n ° 1: utilisez Zapier ou IFTTT pour établir la connexion

Zapier et IFTTT sont des logiciels d’automatisation des tâches. Les deux s’intègrent parfaitement à WordPress ainsi qu’aux autres applications d’entreprise.

Vous avez la possibilité d’utiliser une intégration prédéfinie, comme cette connexion Zapier qui transforme les utilisateurs de WordPress (personnes qui se sont inscrits à un rendez-vous) en abonnés MailChimp:

Ou vous pouvez créer une intégration personnalisée et plus complexe à partir de zéro. Tout dépend du logiciel utilisé par vos clients pour gérer leurs étapes de réservation et du type de lacunes existant dans le flux de travail dans WordPress.

Solution 2: utilisez les intégrations natives et les hooks Web d’Amelia

Avec Amelia, vous pouvez intégrer le système de réservation de votre site Web avec d’autres logiciels directement depuis le plugin.

Vous pouvez notamment connecter les calendriers Google des employés à Amelia:

Vous accomplirez les tâches suivantes avec ceci:

  • Les clients ne pourront prendre des rendez-vous avec des employés spécifiques que lorsqu’ils seront disponibles.
  • Les rendez-vous et les événements seront automatiquement ajoutés aux calendriers des employés.

Ensuite, il y a la question de la perception des acomptes:

Dans les paramètres de paiement, vous pouvez activer WooCommerce ou connecter PayPal ou Stripe pour traiter ces prépaiements.

Vous pouvez également utiliser les paramètres des crochets Web d’Amelia pour envoyer des données de planification à un autre outil:

Que vous souhaitiez exporter des données client vers un CRM ou commencer à créer une liste de diffusion dans votre logiciel de newsletter, les hooks Web automatiseront ces tâches pour vous et vos clients.

Douleur # 4: Il y a trop de facteurs qui peuvent perturber le bon déroulement des rendez-vous

Avec un système de réservation simple, les rendez-vous seront placés l’un après l’autre. Mais la prise de rendez-vous et la réservation d’événements sont beaucoup plus compliquées en réalité.

Les rendez-vous sont nombreux, les gens ne se présentent pas, les prestataires de services partent en vacances.

Vous avez besoin d’un système capable de prendre en compte les subtilités subtiles de la prise de rendez-vous et des événements, afin que vous et vos clients n’ayez pas à passer du temps à résoudre les problèmes dans le calendrier.

Voici ce que vous pouvez faire pour soulager cette douleur pour eux:

Solution 1: faites appel à un assistant pour gérer les rendez-vous entrants

Bien que vous n’ayez pas vraiment la possibilité d’embaucher quelqu’un pour votre client, vous pouvez expliquer les raisons pour lesquelles un assistant peut être nécessaire.

Par exemple, les systèmes de réservation traditionnels et les plugins de formulaire de contact peuvent ne pas laisser de marge de manœuvre dans le calendrier de vos clients. Un assistant, cependant, se souviendra qu’il doit y avoir 15 minutes de temps de configuration / nettoyage autour de chaque rendez-vous.

Cela contribuerait certainement à réduire le nombre de surréservations en raison de rendez-vous en retard.

Cela dit, un assistant (sur site ou virtuel) est toujours un employé rémunéré et peut rapidement devenir coûteux pour une entreprise. Ensuite, il y a la question des erreurs humaines et des limites sur ce qu’une personne peut gérer par elle-même, ce qui peut poser problème.

Lorsqu’une entreprise est nouvelle, un contrat ou un assistant virtuel peut être très utile pour gérer les réservations. Cependant, à mesure que l’entreprise se développe, elle aura besoin de votre aide pour créer un système plus complexe et automatisé pour tout gérer.

Solution 2: utilisez les fonctionnalités intelligentes d’Amelia pour réduire les incidents de planification

Avec Amelia, des fonctionnalités intelligentes sont intégrées dans la configuration des événements et des services, ainsi que des paramètres généraux pour le plugin.

Ces fonctionnalités rendront très difficile pour les clients de prendre des rendez-vous ou des événements qui ne sont pas disponibles ou à des moments qui ne sont pas pratiques pour votre client. Cela réduira considérablement le besoin de votre client d’intervenir et de détecter les erreurs à l’avance ou de corriger des situations malheureuses en temps réel.

Par exemple, dans Amelia, vous pouvez limiter la durée à l’avance que les clients peuvent réserver ou annuler des rendez-vous:

Cela garantit que votre client a suffisamment de temps pour planifier les rendez-vous à venir tout en ayant suffisamment d’avertissement pour remplir les créneaux annulés.

Vous pouvez également utiliser les limites fournies lors de la configuration de chaque événement et rendez-vous:

Les limites de capacité empêchent les classes, les programmes et les événements de vos clients de surpeupler. Et les temps de tampon leur donnent une chance de s’installer et de nettoyer entre les sessions. Il est également utile en cas de retard des clients ou de dépassement de rendez-vous.

Douleur # 5: Les clients ont besoin d’aide pour reprogrammer et annuler des rendez-vous

Une dernière chose que vous pouvez faire pour faciliter la vie de vos clients est de confier une partie de la responsabilité à leurs clients pour gérer leurs réservations.

Pour ce faire, vous leur donnez les moyens suivants:

  • Mettez à jour leurs coordonnées.
  • Replanifier pour une autre date, heure ou avec un autre fournisseur.
  • Annuler.

Mais vos clients voudront-ils s’approprier ces changements d’horaire? Si vous leur facilitez la tâche, ils le feront certainement.

Voici ce que vous pouvez faire pour soulager cette douleur pour eux:

Solution 1: inclure des liens d’annulation / replanification dans les e-mails des clients

Certains des outils de planification externes que nous avons vus aujourd’hui (comme Calendly et Doodle) vous permettent d’ajouter des boutons de replanification et d’annulation aux e-mails des clients.

Dans Calendly, cette fonctionnalité est incluse avec d’autres Notifications réglages:

Comme pour le reste de ces outils, cependant, vous n’aurez aucun contrôle sur ce que disent les messages ni sur l’emplacement des liens dans les e-mails. Calendly s’en charge pour vous.

Mais vous aurez la tranquillité d’esprit en sachant que les clients peuvent gérer leurs propres rendez-vous tout en empêchant les boîtes de réception et les téléphones de vos clients d’être encombrés par les demandes de replanification et d’annulation.

Solution 2: activer les paramètres de contrôle des rendez-vous client d’Amelia

Les contrôles client tels que la reprogrammation et l’annulation de rendez-vous ne sont pas automatiquement inclus dans votre système de réservation intégré à Amelia, vous devrez donc vous rappeler de l’activer.

Vous le trouverez sous Paramètres des rôles:

Non seulement les clients pourront gérer leur profil client et leurs rendez-vous sur la page de votre site Web, mais cela rendra la réservation de rendez-vous beaucoup plus facile à l’avenir, car toutes leurs informations seront enregistrées.

Les notifications par e-mail et par SMS sont un autre paramètre qui va vous aider.

Grâce à ces courriels de notification et messages texte pré-écrits, les clients et les employés sauront toujours quand les rendez-vous arrivent. Ces rappels opportuns aident à réduire les absences ainsi que les réservations de dernière minute.

Conclusion: en fournissant aux clients un moyen de mettre à jour les détails de leurs rendez-vous, vos clients peuvent se concentrer sur les rendez-vous et les événements réels plutôt que sur la logistique de leur planification.

Un système de prise de rendez-vous et d’événement qui révolutionnera les affaires

Personne ne veut avoir à gérer la réservation de ses propres rendez-vous et événements. Et si vous laissez vos clients à des solutions de planification à moitié préparées, votre charge de travail et vos maux de tête ne feront qu’augmenter également.

Au lieu de cela, il est préférable de trouver un outil et un système qui fonctionnent. Cela empêchera vos clients de perdre de l’argent car les rendez-vous ne peuvent pas être réservés et vous ne perdrez pas leur confiance. De plus, cela signifie plus de temps à servir les clients plutôt qu’à essayer de réparer les choses tout le temps.
Bien qu’il existe un certain nombre de solutions qui peuvent aider à soulager la douleur de la création et de la gestion d’un site Web de réservation, le plugin de réservation Amelia WordPress coche toutes les cases.

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